Rapat yang sukses dihasilkan oleh kepemimpinan yang bagus. Sebaliknya, kegagalan rapat disebabkan oleh buruknya kepemimpinan dalam rapat. Lebih jelasnya, kesuksesan sebuah rapat akan bergantung dari kemampuan anda sebagai pemimpin rapat untuk membuat keputusan secara efisien dan menggunakan waktu secara efektif. Langkah-langkah berikut akan membantu anda untuk menjadikan rapat lebih efektif dan tujuannya tercapai.
Ciptakan Rapat yang berpusat pada peserta
Seorang pemimpin rapat yang baik tidak mendominasi pembicaraan. Ada dua tugas utama, pertama anda perlu menyadari bakat2 anggota anda, kedua anda perlu memberdayakan talenta2 anggota anda. Ini berarti anda harus menahan untuk tidak mengatakan gagasan anda sebelum ide-ide dari peserta terdengar. Penyampaian gagasan di awal tidaklah bagus karena akan mematikan ide peserta rapat. Mereka biasanya enggan untuk bicara setelah pemimpin rapat menyampaikan gagasan. Bisa jadi mereka jadi tidak enak untuk tidak setuju. Jadi berikan kesempatan dulu kepada mereka dan ciptakan rapat yang berpusat kepada peserta.
Doronglah Partisipasi peserta
Pastikan semua mendapat kesempatan bicara yang sama, jangan ada dominasi. Hindari menunjuk orang yang sama untuk bicara meskipun dia berpengalaman, pintar, dan mahir berpendapat. Beri dorongan kepada peserta yang jarang berpendapat.
Hidupkan diskusi untuk memancing gagasan cerdas
Untuk memancing gagasan cerdas, buatlah pertanyaan terbuka :
- Minta penjelasan: “ Maksud anda apakah kita harus merekrut staf baru?”
- Mengajak fokus pada satu poin: “Marilah kita pahami poin yang kita sepakati bahwa …”
- Menantang gagasan dari seseorang: “Anda mengatakan bahwa bisnis kita lebih bagus menggunakan pemasaran online, menurut anda pakah kita sudah siap?”
- Menanyakan secara kritis: “Apa yang anda maksud dengan…?”
- Mencari pemecahan: “Apa yang bisa kita lakukan?”
- Pastikan jalannya rapat tidak terganggu
- Jadilah orang yang pertama datang. Lakukan komunikasi dengan peserta u=yang datang kemudian
- Mulai dan selesaikan rapat tepat waktu
- Ucapkan terima kasih di akhir rapat kepada peserta yang menyumbangkan pikiran
Hindari komentar yang mematikan
“Ah, ide anda tidak bisa diterapkan!”
“Ah, apakah anda bercanda?”
Killer comment akan mematikan antusiasme peserta rapat untuk berpendapat. Killer comments bisa diganti dengan memberi dukungan.
“Mari kita berpikir melalui kemungkinan ini….”
“Mari, siapa yang mampu optimis dengan pendapat Saudara Fulan tadi?”
“Saya ingin mendengar pendapat ini dari sudut pandang yang lain.”
Bersikaplah luwes
Menyesuaikan gaya rapat dengan proses rapat yang berlangsung. Jangan kaku, namun anda harus paham kapan harus tegas dan kapab harus diselingi dengan humor.
Jaga agar tetap di atas rel
Salah satu penyebab rapat tidak efektif adalah TERJEBAK pada pembicaraan SATU ITEM agenda padahal item lain BELUM DIBICARAKAN. Penyebab lain, peserta terjebak DEBAT KUSIR yang tidak menghasilkan keputusan. Sebagai pemimpin rapat, tugas anda mengembalikan ke atas rel. Ingatkan peserta jika pembicaraan melenceng dari agenda. Antisipasilah potensi masalah seperti konflik, ketegangan, dan kekerasan. Gunakan humor dan ketrampilan mediasi, jeda istirahat sejenak menjadi pilihan untuk mengurangi ketegangan dalam rapat.
Fokuslah pada proses rapat
Lakukan kontrol terhadap jalannya rapat. Batasi waktu diskusi. Berikan kelonggaran waktu untuk hal yang rumit. Pahami tanda2 bahwa sebuah item sudah mencapai kesepakatan dan berpindah ke item lain. Bagilah peserta ke dalam kelompok kecil jika pembicaraan dalam kelompok kecil lebih efektif.
Dan akhirnya…
Jadikan diri Anda sebagai contoh yang lain; tegas; sopan; kalem; profesional; penuh dukungan; dan percaya diri.
Mohon maaf kalau ada yang salah.
Jazakumullohu Khairan Katsiran.
Semoga bermanfaat.
(Sumber:Endro Dwi Hatmanto)
EmoticonEmoticon